Допустим, у Вас очень хороший почерк. Ну, очень хороший! И твердая рука. И при подготовке приглашений (или поздравлений) к какому-либо событию, Вы готовы вписать имена всех приглашенных (или поздравляемых) твердой рукой и очень хорошим почерком.

И не испортить ни одного приглашения, которое напечатано на красивом дизайнерском картоне! А приглашений планируется 20-30, а то и больше…

А если это не так? Почерк не самый хороший? Можно, конечно, кого-нибудь попросить. Или поручить. Можно… Но аккуратно ли будут выглядеть такие приглашения (открытки, поздравления, бейджи и т.д. и т.п.)? Думаю, что все же напечатать имена было бы и удобнее, и красивее, и быстрее. И круче!

Что для этого нужно? Дизайн-макет и база с именами приглашенных (или поздравляемых) в Excel. Это и есть персонализация. А база стерпит любое количество приглашенных. А если Вы не уверены, что упомянули в этой базе всех – не страшно, можно несколько приглашений сделать пустыми и потом вписать. Пусть даже не очень хорошим почерком и твердой рукой.

Персонализация и правила предоставления базы переменных данных

Что необходимо указывать при оформлении заказа на печать персонализированных данных:

1. Место (или все места, если их несколько) куда «впечатываются» персонализированные данные. Т.е. нужен файл-превью с уже впечатанным примером данных.

2. Название шрифта, его размер и цвет. Информация о названии шрифта для персонализации доступна, если этот шрифт не переведен в кривые.

Внимание! Если шрифт «нестандартный»,  то названия может быть недостаточно, тогда необходим сам файл шрифта. При этом нет гарантии, что шрифт подходит для персонализации (программы не всегда работают с русским текстом. Иногда можно подобрать похожее начертание, но не всегда и это требует времени).

Перечень стандартных шрифтов для персонализации (желателен формат OpenType (otf)):

3. Базу данных для персонализации в формате MS Excel.

Какие бывают базы для персонализации и как их правильно готовить

1. В случае цифровой персонализации, если номера идут последовательно – база в Excel не нужна, а достаточно указать диапазон номеров. При этом нужно указать, нужны ли нули, т.е. персонализация, например, от «1» до «100» или от «001» до «100». Кроме того, надо понимать, что персонализация, например, от «100» до «200» имеет, не 100, а 101 номер, т.е. соответствует ли это заявленному тиражу.

2. В случае персонализации штрих-кодами нужно или превью макета с кодом, или согласование макета с кодом с заказчиком. Причина: типов кодов достаточно много и даже, если указан тип кода, он может не считываться оборудованием клиента.

3. Правила подготовки базы:

• База всегда должна быть предоставлена в формате Excel
• Каждая позиция персонализированных данных должна быть в отдельной ячейке файла Excel
• Надо учитывать, что шрифт персонализации, его размер и цвет в каждой ячейке данных будет одинаковый. Т.е. если клиент произвел какое-либо форматирование в рамках одной ячейки, оно будет утеряно. Исключение составляет только перенос текста на новую строку (нажатием в Excelе Alt-Enter).

Таким образом, если вы хотите получить, например, фамилию одним шрифтом, имя/отчество другим, а должность третьим, то в базе это должно быть сделано в 3 столбца.

Надо учитывать, что текст из ячейки будет переноситься в поле персонализации по мере заполнения этого поля. Т.е. перенос может быть непрогнозируемым, например, имя и отчество могут поместиться или в 1, или в 2 строки. Можно такой текст (в данном случае имя и отчество) принудительно вписать в одну строку, но тогда, если этот текст не помещается в область персонализации, он автоматически уменьшится. Таким образом, у разных людей имя и отчество будут отпечатаны шрифтом разного размера. (На самом деле вышеизложенное для данного примера относится также и к фамилии и к должности, если поля под персонализацию для имени и отчества достаточно маленькие).

В приведенном выше примере, возможно уменьшить расстояние между строками, но эта работа выполняется «вручную» и может потребовать много времени (т.е. 10-20 бейджей можно просмотреть и поправить, а от 100 и более — проблематично.)

• Иногда в предоставленной в Excel базе клиент в ячейках с данными оставляет лишние пробелы, которые визуально не видны. Естественно они «всплывают» в итоговом макете. Например, если после ФИО лица идет «!», то восклицательный знак с лишними пробелами после ФИО будет так: «Уважаемый Иван Иванович          !». Или, например, если пробелы после имени: «Уважаемый Иван          Иванович!». Т.е. базу необходимо проверить на отсутствие лишних символов.
• В Excel можно поправить некоторые ошибки базы, например, перевести все символы в прописные (из «Иванов» в «ИВАНОВ») или заменить имя и отчество на инициалы (из «Иванов Андрей Владимирович» в «Иванов А.В.»)
• Если в предоставленной базе ФИО присутствуют в именительном падеже, а текст в итоговом обращении должен быть в родительном (в базе «Иванов Иван Иванович», а в макете «Поздравляем Иванова Ивана Ивановича»), то такая база не годится.
• Если в базе вперемешку есть лица мужского и женского пола и должно быть «обращение» к этому лицу, рекомендуется это «обращение» также персонализировать в отдельной ячейке:
  • Дорогой / Иван Иванович
  • Дорогая / Ольга Петровна.

Обратите внимание:

• При персонализации невозможны какие-либо изменения написания (искажения шрифта). Например, невозможно изменять межбуквенные  расстояния или ширину символов (как в обычных программах верстки).  Есть возможность только изменять межстрочные расстояния (leading).
• Кроме того, невозможны:
  • тексты с обводкой
  • тексты с градиентной заливкой

Полные правила подготовки макетов для персонализации читайте в разделе Технические требования